Tietosuoja

Suomen Sukututkimusseura julkaisi lokakuussa 2021 Seuran juridisen toimikunnan tarkastaman ja hallituksen kokouksessaan hyväksymän ohjeistuksen "Vastuullinen henkilötietojen käsittely sukututkimuksessa". Ohjeistuksessa kerrotaan, kuinka EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan erilaisissa sukututkimustilanteissa. Tietosuojan huomioiminen laadukkaan sukututkimustyön ja toisten sukututkijoiden oikeuksien kunnioittamisen ohessa on osa vastuullista sukututkimusta.

Ladattavat tiedostot:

• Tietosuojaohjeistus: Vastuullinen henkilötietojen käsittely sukututkimuksessa 
• Tietosuojaesite: Tietosuoja koskee myös sukututkimusta
• Vastuullisen sukututkimuksen julkilausuma

Tietosuoja-asetuksen soveltaminen

EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Myös kaikessa sukututkimuksessa on otettava huomioon tietosuoja-asetuksen säännökset. Tästä on kaksi merkittävää poikkeusta: tietosuoja-asetusta ei sovelleta kuolleiden henkilötietojen käsittelyyn eikä sellaiseen käsittelyyn, jota henkilö tekee yksityiselämänsä puitteissa. Viimeksi mainitun kohdalla puhutaan kotitalouspoikkeuksesta.

Nämä kaksi poikkeusta rajaavat sukututkimuksen paljolti tietosuoja-asetuksen soveltamisen ulkopuolelle. Valtaosa sukututkimuksessa käsiteltävistä henkilöistä on kuolleita ja suuri osa sukututkijoista voi käsitellä elossa olevien henkilötietoja kotitaloutensa piirissä.

Ohjeistuksen sisältö

Tietosuojaohjeistuksessa korostuu sukututkijoiden vastuullisuus henkilötietojen käsittelyssä. Ohjeistus nojaa kolmeen pilariin: sukututkijat tuntevat oikeutensa, sukututkijat suojelevat sukututkimuksensa kohteita lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja sukututkijat noudattavat tutkimustyössään eettisiä käytäntöjä tutkimuskohteitaan ja toisiaan kohtaan.

Tietosuojaohjeistus antaa sukuharrastajille perustiedot tietosuojalainsäädännöstä ja ohjeita sen soveltamiseksi erilaisissa sukututkimustilanteissa. Lisäksi ohjeistuksen alussa luodaan katsaus tämän päivän sukututkimukseen sekä niihin oikeuksiin ja velvollisuuksiin, joiden varassa sukututkimusta tehdään. Ohjeistuksen liitteenä on myös malleja tietosuojaselosteesta sukututkijoille eri käyttötarkoituksia varten.

Vastuullinen sukututkimus

Suomen valtakunnallisesti toimivat sukututkimusjärjestöt Suomen Sukututkimusseura ja Suomen Sukuhistoriallinen yhdistys antoivat marraskuussa 2011 yhteisen julkilausuman vastuullisuudesta sukututkimuksessa. Julkilausumassaan järjestöt vetosivat suomalaisiin sukututkijoihin, että nämä kaikissa sukututkimustilanteissa edistäisivät vastuullisuutta tutkittavia henkilöitä, suurta yleisöä ja toisia sukututkijoita kohtaan.

Julkilausumassa todettiin, että vastuullinen sukututkimuksen perustana ovat laadukas sukututkimustyö, tietosuojan huomioiminen kaikissa sukututkimustilanteissa, ainoastaan turvallisen sukututkimustiedon jakaminen ja toisten sukututkijoiden oikeuksien kunnioittaminen. Vastuullisesti toimiva sukututkija huolehtii tutkimuskohteittensa yksityiselämän ja henkilötietojen suojasta ja siten kunnioittaa heidän perusoikeuksiaan.

Tietosuojaneuvonta

Tietosuojan huomioiminen laadukkaan sukututkimustyön ja toisten sukututkijoiden oikeuksien kunnioittamisen ohessa on osa vastuullista sukututkimusta, ja tietosuojan huomioiminen kuuluu kaikille sukututkijoille. Seuran puheenjohtaja, herastuomari Jouni Elomaa antaa Seuran jäsenille tietosuojaa koskevaa neuvontaa puhelimitse. Neuvonta-aika tilataan ennakkoon sähköpostitse osoitteella jouni.elomaa@genealogia.fi.

Edunvalvonta

Seuran juridinen edunvalvonta kohdistuu sukututkijoiden kohtaamiin ongelmiin kirkollisten väestörekisteriviranomaisten tietopalvelussa, erityisesti evankelis-luterilaisen kirkon kirkkoherranvirastoissa ja keskusrekistereissä. 

Edunvalvonnasta vastaa Seurassa toiminnanjohtaja. Lainsäädäntöhankkeita koskevat lausunnot antaa Seuran hallitus. Asiantuntijaelimenä toimii juridinen toimikunta, jonka puheenjohtaja on toimittaja Arto Astikainen  sekä muut jäsenet herastuomari Jouni Elomaa, Solja Holappa, FK Kari Salo ja varatuomari Johan Ståhl.

P. T. Kuusiluoma edustaa sukututkijoita Kansallisarkiston neuvottelukunnassa ja oikeusministeriön nimilautakunnassa sekä Pirita Frigren yksityisarkistojen neuvottelukunnassa. Seuran tiedottaja Laura Aho edustaa Aikakauskirja Genosta Kulttuuri-, mielipide- ja tiedelehtien liitto eli Kultti ry:ssä.