Seuran säännöt

Nimi, kieli ja kotipaikka

1 §

Yhdistyksen nimi on Suomen Sukututkimusseura ry, ruotsiksi Genealogiska Samfundet i Finland rf. Yhdistyksestä käytetään englanniksi epävirallista nimeä Genealogical Society of Finland. Yhdistys on sekä suomen- että ruotsinkielinen ja sen kotipaikka on Helsinki. Yhdistyksestä käytetään näissä säännöissä nimeä Seura.

Tarkoitus ja toimintamuodot

2 §

Seuran tarkoituksena on:

a) edistää suomalaista suku- ja henkilöhistorian tutkimusta ja levittää sen tuntemusta ja tuloksia,

b) toimia sukututkijoiden tieteellisenä seurana, valtakunnallisena edunvalvojana ja yhteistyöjärjestönä sekä alansa lausuntojen antajana.

3 §

Tarkoituksensa toteuttamiseksi Seura

a) järjestää tieteellisiä seminaareja sekä esitelmiä, kursseja ym. koulutustilaisuuksia,

b) ylläpitää ja kartuttaa suku- ja henkilöhistorian erikoiskirjastoa,

c) harjoittaa julkaisutoimintaa,

d) tekee yhteistyötä alan muiden toimijoiden ja sidosryhmien kanssa.

4 §

Toimintansa tukemiseksi Seura voi omistaa ja hallita toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta, vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja. Seura voi myös sekä järjestää arpajaisia ja rahankeräyksiä, joille Seura tarvittaessa hankkii toiminnalleen asianomaisen luvan.

Jäsenet

5 §

Seuran vuosijäsenenä ja ainaisjäsenenä voi olla yksityinen henkilö, jonka hallitus hyväksyy jäseneksi. Vuosijäsenenä voi olla myös rekisteröity yhdistys tai muu oikeustoimikelpoinen yhteisö. Seuran kokous voi hallituksen esityksestä kutsua kunniajäseneksi henkilön, joka on toiminnallaan erityisen huomattavalla tavalla edistänyt Seuran toimintaa tai sen edustamien tutkimusalojen kehitystä. Seuran kokous voi hallituksen esityksestä kutsua tutkijajäseneksi henkilön, joka on edistänyt Seuran tarkoitusperiä julkaisemalla aktiivisesti tieteellistä tutkimuskykyä osoittavia suku- ja henkilöhistoriaa käsitteleviä tutkimuksia. Tutkijajäsenten lukumäärä saa olla samanaikaisesti enintään neljäkymmentä (40). Seuran kokous voi hallituksen esityksestä kutsua kirjeenvaihtajajäseneksi suku- ja henkilöhistorian alalla ansioituneen ulkomaalaisen henkilön. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.

6 §

Jäsenen, joka haluaa erota Seurasta, tulee ilmoittaa siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. Jäsensuhde lakkaa sen kalenterivuoden lopussa, jonka aikana eroamisilmoitus on tehty. Seuran hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei noudata näitä sääntöjä. Jäsen voidaan erottaa myös yhdistyslain 14 §:ssä säädetyllä perusteella. Ennen erottamispäätöksen tekemistä, on asianomaiselle jäsenelle varattava tilaisuus selityksen antamiseen. Jäsen katsotaan eronneeksi Seurasta, mikäli hän ei ole maksanut jäsenmaksuaan 11 kuukaudessa sen erääntymisestä.

Jäsenmaksut

7 §

Vuosijäsen suorittaa Seuralle vuosijäsenmaksun, jonka suuruuden päättää Seuran syyskokous. Kunkin kalenterivuoden osalta vuosijäsenmaksu on suoritettava tammikuun loppuun mennessä. Jos vuosijäsen laiminlyö jäsenmaksunsa maksamisen määräaikana, saavuttaa hän äänioikeuden suorittamalla erääntyneet jäsenmaksunsa. Vuosijäsenen, joka liittyy Seuraan kesken tilivuotta, on suoritettava koko kulumassa olevan vuoden jäsenmaksu. Ainaisjäsenet suorittavat kertakaikkisen jäsenmaksun, jonka suuruus on vuosijäsenen jäsenmaksu kaksikymmenkertaisena. Kunnia-, tutkija- ja kirjeenvaihtajajäseniltä ei peritä jäsenmaksua.

Toimielimet

8 §

Seuran päättävät elimet ovat Seuran kokous ja hallitus.

Seuran kokous

9 §

Varsinaisia Seuran kokouksia pidetään kaksi vuodessa, kevätkokous huhtikuussa ja syyskokous marraskuun loppuun mennessä. Kokouspaikasta ja -ajasta päättää hallitus. Seuran ylimääräinen kokous pidetään, milloin edellinen kokous on niin päättänyt tai hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai vähintään kymmenesosa (1/10) Seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä kirjallisesti ilmoittamansa asian käsittelyä varten hallitukselta vaatii. Seuran jäsen voi tehdä Seuran kokoukselle esityksiä ja aloitteita lähettämällä ne kirjallisina hallitukselle vähintään neljä viikkoa ennen kokousta.

10 §

Seuran kokous kutsutaan koolle ilmoittamalla siitä jäsenille joko kirjeitse tai Seuran lehdessä vähintään kuusi viikkoa ennen kokousta.

11 §

Seuran kevätkokouksen tehtävänä on

a) valita kokouksen toimihenkilöt,

b) käsitellä hallituksen laatima kertomus Seuran toiminnasta edellisen kalenterivuoden ajalta,

c) käsitellä Seuran tilinpäätös ja tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan siitä antama lausunto,

d) vahvistaa tilinpäätös,

e) päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille,

f) käsitellä Seuran jäsenten tekemät esitykset ja aloitteet, joista hallitus on antanut lausuntonsa sekä

g) päättää muista kokouskutsussa mainituista asioista.

12 §

Seuran syyskokouksen tehtävänä on

a) valita kokouksen toimihenkilöt,

b) määrätä vuosijäsenmaksun suuruus seuraavaksi vuodeksi,

c) päättää toimihenkilöille mahdollisesti suoritettavista palkkioista,

d) hyväksyä toimintasuunnitelma seuraavaksi vuodeksi,

e) hyväksyä talousarvio seuraavaksi vuodeksi,

f) valita Seuran hallituksen puheenjohtaja seuraavaksi kalenterivuodeksi,

g) valita hallitukseen viisi muuta jäsentä kahden seuraavan kalenterivuoden ajaksi erovuoroisten tilalle. Puolet jäsenistä on vuosittain erovuorossa,

h) valita tilintarkastaja ja toiminnantarkastaja sekä näille varamiehet tarkastamaan seuraavan kalenterivuoden hallintoa ja tilejä,

i) käsitellä Seuran jäsenten tekemät esitykset ja aloitteet, joista hallitus on antanut lausuntonsa sekä

j) päättää muista kokouskutsussa mainituista asioista.

Hallitus

13 §

Hallitukseen kuuluu puheenjohtajan lisäksi 10 muuta jäsentä. Hallitus valitsee kalenterivuoden ensimmäisessä kokouksessa keskuudestaan yhdeksi vuodeksi kerrallaan varapuheenjohtajan. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta ja on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet hallituksen muista jäsenistä on läsnä. Hallitus voi asettaa avukseen erilaisten asioiden valmistelua ja päätösten täytäntöönpanoa varten toimikuntia ja työryhmiä. Hallituksen sihteerinä toimii yhdistyksen toiminnanjohtaja, jonka esittelystä päätöksenteko tapahtuu. Toiminnanjohtajalla on hallituksen kokouksessa puhe- ja läsnäolo-oikeus, mutta ei äänivaltaa

14 §

Hallituksen tehtävänä on

a) johtaa Seuran toimintaa ja toimeenpanna Seuran kokouksen päätökset,

b) vastata Seuran talouden ja omaisuuden hoidosta,

c) laatia Seuran kevätkokoukselle toimintakertomus ja tilinpäätös sekä Seuran syyskokoukselle toimintasuunnitelma ja talousarvio,

d) esittää Seuran tilit, pöytäkirjat ja muut hallintoa ja varainhoitoa koskevat asiakirjat tilintarkastajalle ja toiminnantarkastajalle ja tarkastuksen tapahduttua Seuran kevätkokoukselle,

e) kutsua koolle Seuran kokous,

f) päättää henkilökunnan toimeen ottamisesta, erottamisesta ja palvelussuhteen ehdoista,

g) hyväksyä hallituksen työvaliokunnan ja hallituksen muiden apuelinten johtosäännöt,

h) myöntää hakemuksesta Seuran asettamat vaatimukset täyttäville sukututkimuksen opettajille Suomen Sukututkimusseuran hyväksymän sukututkimuksen opettajan nimikkeen,

i) valvoa, että sääntöjen määräyksiä ja Seuran päätöksiä noudatetaan,

j) edustaa Seuraa sekä

k) täyttää ne muut velvoitteet ja tehtävät, jotka sille yhdistyslain ja näiden sääntöjen mukaan kuuluvat.

Työvaliokunta

15 §

Hallitus valitsee kalenterivuoden ensimmäisessä kokouksessa yhdeksi vuodeksi kerrallaan työvaliokunnan, johon kuuluu hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, hallituksen kaksi muuta varsinaista jäsentä ja Seuran toiminnanjohtaja. Työvaliokunnan sihteerinä ja esittelijänä toimii Seuran toiminnanjohtaja, jolla on äänioikeus. Työvaliokunta valmistelee Seuran hallituksen päätettäviksi esiteltävät asiat sekä suorittaa johtosäännössä sille määrätyt muut tehtävät.

Tilikausi ja tilintarkastus

16 §

Seuran tilivuosi on kalenterivuosi. Seuran tilit on jätettävä tilivuotta seuraavan helmikuun loppuun mennessä tilintarkastajalle ja toiminnantarkastajalle, joiden on viimeistään maaliskuun 15. päivään mennessä annettava niistä lausuntonsa hallitukselle Seuran kevätkokoukselle esiteltäväksi.

Seuran nimen kirjoittaminen

17 §

Seuran nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä toiminnanjohtajan tai hallituksen erikseen määräämän hallituksen varsinaisen jäsenen kanssa.

Erinäisiä määräyksiä

18 §

Näiden sääntöjen muuttamiseen tai Seuran purkamiseen vaaditaan, että muutoksen tai purkamisen hyväksi annetut äänet vastaavat vähintään ¾ annetuista äänistä.

19 §

Jos Seura purkautuu on sen varat, omaisuus ja kokoelmat sen jälkeen kun velat ja muut sitoumukset on suoritettu, luovutettava jollekin sukutieteen ja henkilöhistorian hyväksi työskentelevälle oikeustoimikelpoiselle yhteisölle, joka varmistaa kokoelmien yhtenäisen säilymisen.