Johtosääntö

Suomen Sukututkimusseuran johtosääntö koskee Seuran hallinto- ja toimielimiä ja eräitä toimihenkilöitä sekä niiden toimivaltaa, tehtäviä ja vastuusuhteita. Seuran johtosääntöön voidaan tehdä muutoksia Seuran hallituksen päätöksellä. Nykyinen johtosääntö on astunut voimaan vuonna 2019.

Lataa johtosääntö tästä

Suomen Sukututkimusseuran johtosääntö

1 §

Soveltamisala

Tämä johtosääntö koskee Suomen Sukututkimusseuran hallinto- ja toimielimiä ja eräitä toimihenkilöitä sekä niiden toimivaltaa, tehtäviä ja vastuusuhteita.

2 §

Hallitus

Hallitus vastaa Seuran hallinnosta sekä toiminnan järjestämisestä ja kehittämisestä. Lisäksi hallitus päättää strategisesta suunnittelusta.

Yhdistyksen kokous valitsee Seuran puheenjohtajan yhden kalenterivuoden toimikaudeksi kerrallaan sekä 10 muuta hallituksen jäsentä kahden kalenterivuoden toimikaudeksi kerrallaan. Viimeksi mainituista puolet on vuosittain erovuorossa. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan kalenterivuodeksi kerrallaan.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai tämän ollessa estynyt varapuheenjohtajan kutsusta. Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet hallituksen muista jäsenistä on läsnä.

Asioiden käsittely hallituksessa tapahtuu työvaliokunnan esittelystä. Hallituksen esittelijä ja sihteeri on toiminnanjohtaja, jolla on hallituksen kokouksissa läsnäolo‐ ja puheoikeus.

3 §

Työvaliokunta

Työvaliokunta vastaa yhdessä hallituksen kanssa Seuran toiminnan järjestämisestä.

Työvaliokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja toiminnanjohtaja sekä kaksi muuta hallituksen jäsentä, jotka hallitus valitsee keskuudestaan vuosittain järjestäytymiskokouksessa. Työvaliokunnan toimikausi on 12 kuukautta.

Työvaliokunta kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai tämän ollessa estynyt varapuheenjohtajan

kutsusta. Työvaliokunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä on läsnä.

Asioiden käsittely työvaliokunnassa tapahtuu toiminnanjohtajan esittelystä tai tämän ollessa esteellinen puheenjohtajan esittelystä. Toiminnanjohtaja on työvaliokunnan esittelijä ja sihteeri.

Työvaliokunta valmistelee mm. seuraavat asiat hallituksen päätettäväksi:

1. Hallinto- ja ohjausasiakirjat ja niihin tehtävät muutokset, toiminta- ja taloussuunnitelma sekä vuosikertomus ja tilinpäätös.
2. Toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen solmiminen ja kaikkien työsopimusten irtisanominen tai purkaminen sekä kirjallisen varoituksen antaminen työntekijälle.

3. Hallituksen asettamien verkostojen, toimikuntien, työryhmien ja toimitusneuvostojen perustaminen ja lakkauttaminen sekä niiden jäsenten nimeäminen.
4. Seuran edustajan nimeäminen sellaisten yhteisöjen hallituksiin ja vuosikokouksiin, joiden jäsen tai taustaorganisaation Seura on.

5. Yhdistyksen kokoukselle tehtävä esitys jäsenmaksun suuruudesta ja toimihenkilöille maksettavista palkkioista.
6. Huomionosoitusten myöntäminen Seuran luottamushenkilöille, vapaaehtoistoimijoille ja henkilöstölle. Suomalaisen sukututkimuksen ansiomitalin myöntäminen. Yhdistyksen kokoukselle tehtävä esitys kunnia-, tutkija- ja kirjeenvaihtajajäsenten kutsumisesta

7. Yhdistyksen kokoukselle tehtävä esitys jäsenmaksun suuruudesta ja toimihenkilöille maksettavista palkkioista.
8. Yhdistyksen kokoukselle tehtävä esitys kunnia-, tutkija- ja kirjeenvaihtajajäsenten kutsumisesta sekä huomionosoitusten myöntäminen Seuran luottamushenkilöille, vapaaehtoistoimijoille ja henkilöstölle.

9. Suomalaisen sukututkimuksen ansiomitalin myöntäminen-

Työvaliokunta tekee itsenäisesti päätöksiä merkittävissä operatiiviseen toimintaan liittyvissä asioissa, jotka perustuvat Seuran toiminta- ja taloussuunnitelmaan tai hallituksen linjapäätöksiin tai joiden päättämiseen hallitus on työvaliokunnan erikseen valtuuttanut. Työvaliokunta on vastuussa päätöksistään hallitukselle.

Työvaliokunta päättää itsenäisesti mm. seuraavista asioista:

1. Toimintasuunnitelmaan perustuvan rahalliselta arvoltaan ison projektin käynnistäminen, suuren hankinnan tekeminen ja ostopalvelun tilaaminen.

2. Yhteistyö- ja kumppanuussopimuksien solmiminen.

3. Vakuutusturva.

4. Lainsäädäntöhankkeita yms. koskevat lausunnot.

5. Tietosuojaa koskevan vaikutusten arvioinnin vahvistaminen.

6. Vuoden sukukirja -kilpailun raadin nimeäminen.

4 §

Nimenkirjoitusoikeus

Seuran nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä toiminnanjohtajan tai hallituksen erikseen määräämän hallituksen jäsenen kanssa.

5 §

Vaalitoimikunta

Hallitus nimittää kolmen kalenterivuoden toimikaudeksi kerrallaan vaalitoimikunnan tekemään syyskokoukselle esityksen hallituksen erovuoroisten jäsenten tilalle valittavista henkilöistä. Vaalitoimikunta koostuu puheenjohtajasta ja kolmesta muusta jäsenestä, jotka ovat hallitukseen kuulumattomia Seuran aktiivisia jäseniä eri puolilta maata. Toiminnanjohtaja on vaalitoimikunnan sihteeri läsnäolo- ja puheoikeudella.

6 §

Kokokoukset

Seurassa voidaan pitää lähi- ja etäkokouksia tai sähköpostikokouksia. Kunkin elimen puheenjohtaja päättää, millä tavoin, milloin ja missä kokous pidetään. Esittelijän lähettämä esityslista on kokouskutsu. Sähköpostikokouksessa jokaisen jäsenen katsotaan osallistuvan kokoukseen, ellei hän erikseen ilmoita poissaolostaan. Hallituksen ja työvaliokunnan sähköpostikokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä on läsnä.

7 §

Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja

Puheenjohtaja johtaa hallituksen ja työvaliokunnan työskentelyä. Puheenjohtajan ollessa estynyt varapuheenjohtaja johtaa hallituksen ja työvaliokunnan työskentelyä. Seuraa edustavat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja tai muu hallituksen erikseen nimeämä henkilö.

8 §

Toiminnanjohtaja

Toiminnanjohtaja toteuttaa, johtaa ja valvoo Seuran operatiivista toimintaa hallituksen hyväksymän strategian ja toiminta- ja taloussuunnitelman sekä hallituksen ja työvaliokunnan tekemien päätösten mukaisesti. Lisäksi toiminnanjohtaja suunnittelee ja kehittää toimintaa, hoitaa yleishallintoa, valmistelee käsiteltävät asiat hallitukselle ja työvaliokunnalle ja toimii niiden esittelijänä ja sihteerinä. Toiminnanjohtaja on Seuran henkilöstön esimies.

Toiminnanjohtaja tekee itsenäisesti päätöksiä tavanomaisissa operatiiviseen toimintaan liittyvissä asioissa, jotka perustuvat Seuran strategiaan, toimintasuunnitelmaan tai hallituksen linjapäätöksiin tai joiden päättämiseen hallitus tai työvaliokunta on toiminnanjohtajan erikseen valtuuttanut, mm. hankinnoista, ostopalveluista tai määräaikaisesta työsuhteesta. Toiminnanjohtaja on vastuussa päätöksistään hallitukselle.

9 §

Vastaavat toimittajat

Hallitus nimeää toistaiseksi voimassa olevaksi toimikaudeksi vastaavan toimittaja Aikakauskirja Genokselle (päätoimittaja) ja Suomen Sukututkimusseuran Vuosikirjalle. Toimittajat vastaavat julkaisujen toimittamisesti itsenäisesti ja ovat toimistaan vastuussa hallitukselle.

10 §

Käsikirjastovastaava

Hallitus nimeää toistaiseksi voimassa olevaksi toimikaudeksi käsikirjastovastaavan, joka huolehtii käsikirjaston kokoelmasta. Käsikirjastovastaava voi tehdä sellaiset vastuualueeseensa kuuluvat päätökset, joilla ei ole budjettivaikutuksia. Seuran toimisto avustaa käsikirjastovastaavaa käytännön tehtävissä. Käsikirjastovastaavaon toimistaan vastuussa hallitukselle.

11 §

Toimikunnat

Hallitus voi perustaa toimikunniksi kutsuttavia asiantuntijaelimiä, jotka neuvoillaan avustavat hallitusta, työvaliokuntaa ja toiminnanjohtajaa Seuran toiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa. Hallitus nimeää toimikunnan puheenjohtajan ja muut jäsenet kolmen vuoden toimikaudeksi kerrallaan. Toimikunnan työskentely tapahtuu sen puheenjohtajan johdolla. Toimikunnat ovat vastuussa toiminnastaan hallitukselle.

Seuran pysyviä toimikuntia ovat juridinen toimikunta, verkkopalvelutoimikunta, julkaisutoimikunta ja koulutustoimikunta. Toiminnanjohtaja on esittelijä ja sihteeri muissa toimikunnissa paitsi verkkopalvelutoimikunnassa, jonka esittelijä ja sihteeri on verkkopalveluasiantuntija. Sihteeri laatii toimikunnan kokouksesta pöytäkirjan ja antaa sen työvaliokunnalle ja hallitukselle tiedoksi.

12 §

Toimitusneuvostot

Hallitus nimeää Aikakauskirja Genokselle toimitusneuvoston toistaiseksi voimassa olevaksi toimikaudeksi. Julkaisutoimikunta on Suomen Sukututkimusseuran Vuosikirjan toimitusneuvosto. Toimitusneuvosto avustaa vastaavaa toimittajaa julkaisun tieteellisen tason ylläpitämisessä. Genoksen toimitusneuvoston työskentely tapahtuu sen puheenjohtajan johdolla. Toimitusneuvosto on toiminnastaan vastuussa hallitukselle. Vastaava toimittaja on kummankin toimitusneuvoston kokousten esittelijä ja sihteeri.

13 §

Sukututkimusopettajaverkosto

Sukututkimusopettajaverkoston tehtävänä on huolehtia sukututkimuksen opettajien edunvalvonnasta ja jatkokoulutuksesta. Verkoston tapaaminen järjestetään vähintään kerran vuodessa. Hallitus nimittää verkostolle kolmen vuoden toimikaudeksi kerrallaan koordinointiryhmän, johon kuuluu puheenjohtaja ja vähintään kaksi muuta jäsentä. Koordinointiryhmä suunnittelee ja toteuttaa verkoston toimintaa ja on vastuussa toiminnastaan hallitukselle. Verkoston tapaamisista laaditaan muistio, joka annetaan työvaliokunnalle ja hallitukselle tiedoksi.

14 §

Työryhmät

Hallitus voi perustaa työryhmiksi kutsuttavia asiantuntijaelimiä, jotka suunnittelevat ja toteuttavat Seuran toimintaa. Hallitus nimeää perustamiensa työryhmien puheenjohtajan ja muut jäsenet toistaiseksi voimassa olevaksi toimikaudeksi. Toimikunnan työskentely tapahtuu sen puheenjohtajan johdolla. Ellei hallitus muuta päätä, työryhmät ovat vastuussa toiminnastaan toiminnanjohtajalle. Hallituksen perustamien työryhmien kokouksista laaditaan muistio, joka annetaan toiminnanjohtajalle tiedoksi.

15 §

Johtosäännön muuttaminen

Hallitus voi päätöksellään muuttaa tätä johtosääntöä.

16 §

Voimaantulo

Tämä johtosääntö astuu voimaan 12.11.2022.