Det finns många sökdatabaser som är till nytta för släktforskare. De underlättar och försnabbar informationssökningen, men man måste ständigt komma ihåg att de alla är andrahandskällor, eller ibland har gått genom ännu flera mellanhänder. Därför innehåller de många slags fel; såväl lapsusar och brister i de ursprungliga handlingarna som läs- och slarvfel som uppkommit vid inmatningen i databasen. Databaserna kan alltså inte ersätta originalmaterialet, även om de gör det lättare att ta del av det.

Programmet HisKi för sökning i kyrkböcker

HisKi som upprätthålls av Genealogiska Samfundet i Finland är en sökdatabas för sökning i församlingarnas kyrkböcker, dvs. dop-, vigsel- och begravningslängder. I viss mån ingår också in- och utflyttningslängder. I början kopierades uppgifterna ur de handskrivna kopior som Samfundet hade låtit göra av församlingarnas kyrkböcker på 1920-1940-talet (de så kallade svarta böckerna), men senare har uppgifter tagits också ur digitaliserade originalhandlingar. Eftersom uppgifterna i HisKi ofta är nedtecknade upp till tre gånger, innehåller databasen fel som härstammar dels från de skrivfel som prästerna gjort en gång i tiden, dels från kopieringen till de svarta böckerna och inmatningen i databasen. Därför ska man alltid förhålla sig kritisk till uppgifterna i HisKi och de bör absolut kontrolleras i originalkällorna, där man också kan hitta uppgifter som utelämnades vid kopieringen till de svarta böckerna.

Databasen HisKis ingångssida

Kom också ihåg att databasen tillsvidare är halvfärdig. När projektet inleddes strävade man efter att mata in uppgifter för hela landet fram till 1850. För vissa församlingar finns det uppgifter ända till början av 1900-talet, men från många församlingar har uppgifter matats in endast sporadiskt, vilket givetvis har stor inverkan på tolkningen av sökresultaten.

I bästa fall är HisKi ett forskningshjälpmedel med vilket släktforskaren kan göra en snabb kartläggning av familjens sammansättning, ta reda på var i landet ett visst släkt- eller hemmansnamn förekommer eller söka efter en familj som plötsligt försvunnit ur kommunionboken till exempel i grannförsamlingarna.

Databasen är ett flexibelt sökverktyg såtillvida att man kan söka inte bara i en enskild församling utan också i grannförsamlingarna eller, genom att hålla in Ctrl-tangenten, även i olika enskilda församlingar runtom i landet. Inom varje församling är det också möjligt att använda avancerad sökning, med vilken man kan söka på önskad teckensträng var som helst inom den valda materialgruppen.

Stavningen (ortografin) i de gamla kyrkböckerna varierar. Det innebär att både person- och ortnamnen vanligen stavas på många olika sätt, vilket man bör komma ihåg när man söker i HisKi. Förnamnen har normaliserats, vilket innebär att exempelvis standardformerna Heikki och Henrik i teorin ska hitta också formerna Hend:, Hindrich och Henricus. Det lönar sig ändå ofta att göra sökningar med olika stavningar, för i synnerhet i fråga om släkt- och ortnamn är normaliseringen i sökprogrammet ytterst bristfällig. Till exempel med sökordet Rönkä får man när denna text skrivs inte några träffar på fall där namnet har stavats Röngä. Likaså bör bokstäverna c och å kontrolleras separat eller ersättas med de jokertecken som beskrivs närmare nedan. För det mesta blir de gamla formerna av namnen i den egna släkten tidigt så pass bekanta för forskaren via kommunionböckerna att det går ganska mekaniskt att testa olika namnformer när man söker i databasen. Dessutom bör man beakta att databasen vid sidan av de gamla - i sig autentiska - namnformerna också innehåller namn som helt klart har lästs fel.

För att optimera sökresultaten lönar det sig att använda följande jokertecken: asterisk (*) avbryter sökordet och ersätter vilken teckensträng som helst. Med sökordet Hänni* visas då både Hänninen och Hännikäinen. Ett frågetecken (?) ersätter vilket enskilt tecken som helst. Med sökningen H?nni* hittar man då stavningarna Henni-, Hanni- och Hynni-. Att ersätta bara en bokstav kan vara behändigt, för en asterisk ersätter också hela teckensträngar, vilket ger betydligt fler sökresultat: med söksträngen H*nni* visas utöver de ovannämnda även namn som Hämeenniemi, Harjunniemi och Heikinniemi.

Sökprogrammet antar automatiskt en asterisk i slutet av varje sökord. Om man vill göra en sökning till exempel på namnet Hänni, utan att få sökträffar också på Hänninen och Hännikäinen, ska man avsluta söksträngen med en punkt (.). Om man skriver endast en punkt i sökfältet inkluderar sökningen vilken teckensträng som helst som har inmatats i det aktuella fältet, men inte fall där ingen text har inmatats i fältet. En sådan sökning kan vara praktisk till exempel när man vill hitta personer med släktnamn i ett område där många saknar släktnamn.

Ibland kan det vara till fördel att begränsa sökvillkoren ytterligare till exempel i situationer där det i samma socken finns personer med både namnet Hynninen och namnet Hänninen och man vill hålla dem åtskilda i sökresultatet. Då kan man välja avancerad sökning och skriva till exempel H?nni* i fältet Fri text (OCH) och Hynni* i fältet Fri text (INTE), varmed sökmotorn utelämnar alla med namnet Hynninen men inkluderar namnformerna Hänni, Henni osv. i resultatet. Den här sökegenskapen kan vara mycket behändig i enskilda fall, men är för det mesta onödigt komplicerad.

Det lönar sig inte att begränsa sökvillkoren mer än nödvändigt, för ju friare sökvillkor man kan använda, desto fler sökresultat får man och desto färre relevanta poster utelämnas. Om man till exempel använder föräldrarnas namn för att söka efter barnen till Henrik Andersson och Maria Mattsdotter i en viss församling, kan det hända att en del av posterna inte hittas helt enkelt för att modern har antecknats i doplängden endast med förnamn och utan patronymikon, som här har uppgetts som sökvillkor. Och om det till och med är så att modern har antecknats i originallängden med fel patronymikon - detta händer nämligen också ibland - kan familjen lätt bli omöjlig att hitta i databasen i fråga om just den familjehögtiden. Det är alltså klokt att upprepa varje sökning med flera olika sökvillkor.

HisKi-registreringsplattformen

Databasen HisKi är tillsvidare halvfärdig. Vem som helst kan delta i kompletteringen av databasen via sin webbläsare och HisKi-registreringsverktyget, som inte kräver registrering eller nerladdning av något separat program. Registreringen görs direkt ur originalhandlingarna med hjälp av bilderna i FSHF:s digitala bildarkiv, men registreraren får själv välja vilken församling och vilket material hen vill arbeta med. När en registrerare börjar arbeta med en viss sida, låses den automatiskt för andra registrerare och en röd signallampa visas intill urvalsikonen. När registreraren är färdig med den utvalda sidan, kan hen skicka uppgifterna vidare via knappen Submit, varefter sidan låses slutgiltigt och den röda signallampan blir gul. Om registreraren av misstag låser sidan för tidigt, kan administratören öppna den igen.

Även om det är möjligt att registrera små mängder och en sida eller till och med en enda post åt gången, är det viktigast att alla följer anvisningarna konsekvent och omsorgsfullt. Uppgifterna i den ursprungliga handlingen ska fyllas i bokstav för bokstav, sida för sida och namn för namn, utan att rätta eventuella fel. Vid registreringen görs inga tolkningar, tillägg eller korrigeringar, utan alla förkortningar och fel som förekommer i de ursprungliga kyrkböckerna registreras utan ändringar. Man får alltså inte plocka ut bara sina egna släktingar och de händelser som man är intresserad av. Syftet är alltså inte att skapa en digital släktbok eller en databas om sin egen släkt, utan att komplettera HisKi med alla dess brister och begränsningar.

De inmatade posterna är inte genast sökbara i databasen, utan de kontrolleras och förs in på nätet centraliserat. Alla registrerare bör läsa anvisningarna om registrering i HisKi noggrant innan de tar itu med arbetet. På Facebook finns en egen diskussions- och rådgivningsgrupp för registrerare: HisKi-tallentajat.

Exempel på registreringssida på HisKi-plattformen

Katiha: Karelen-databasen

Karelen-databasen innehåller personuppgifter från kyrkböckerna i församlingarna i det avträdda Karelen och Petsamo från och med 1600-talet. Databasen administreras av Riksarkivet och finns i två versioner: en fullständig databas på kunddatorerna på Riksarkivets enheter och det mindre omfattande användargränssnittet Katiha som är fritt tillgängligt på nätet. Den fullständiga databasen innehåller allt registrerat material, över 11,3 miljoner personposter, och kräver användningstillstånd. Via webbgränssnittet kan man söka på allt material som är äldre än hundra år. I förteckningarna över avlidna personer kan man söka fram till år 1949-1950, då församlingarna i de avträdda områdena upplöstes.

Ingångssidan i Karelen-databasens användargränssnitt Katiha

Eftersom Karelen-databasen innehåller allt bevarat befolkningsregistermaterial över födda, vigda, in- och utflyttade och avlidna i många församlingar är det i princip möjligt att utforska karelska släktrötter utan de ursprungliga kyrkböckerna, som ofta upplevs komplicerade. När det gäller släktforskning finns här ändå några farliga fallgropar. För det första innehåller databasen inte riktigt allt bevarat material, trots att den är omfattande, och för det andra innehåller den också en del avläsningsfel. Det största problemet torde ändå vara att hitta uppgifterna, för med en enda sökning hittar man sällan alla poster om en viss person.

Databasen är källtrogen, det vill säga alla uppgifter har sparats i databasen exakt som de anges i de ursprungliga kyrkböckerna. I praktiken innebär det att namn, ortnamn och många andra uppgifter kan förekomma i databasen med många olika stavningar och med eventuella stavfel. En del av uppgifterna har ändå normaliserats, det vill säga standardiserats enligt en viss stavning. Därför kan det vara lättare att hitta uppgifterna om man använder en asterisk (*) i söksträngen.

I Katiha finns två sökfunktioner: snabbsökning och detaljerad sökning. Snabbsökningen är en fritextsökning där man kan använda till exempel personnamn, yrken och hemorter som sökord. I den detaljerade sökningen är det möjligt att avgränsa sökningarna med olika villkor. I användargränssnittet finns noggrannare sökanvisningar i både text- och videoformat.

Den som använder Katiha bör notera att alltför detaljerade sökvillkor kan leda till att de uppgifter man söker inte inkluderas i sökresultaten. Till exempel i församlingar där släktnamn användes enligt östfinsk sed (till exempel S:t Andree och Björkö) antecknades de vanligen inte kyrkböckerna förrän på 1800-talet. Därmed kommer släktnamnet som sökvillkor förstås inte att hitta alla de fall där släktnamnet inte anges i originalhandlingen. När man söker uppgifter från kommunionböckerna bör man dessutom komma ihåg att personernas ålder inte nödvändigtvis antecknades i kommunionböckerna i början av 1700-talet. Även en ungefärlig ålder som sökvillkor kan alltså leda till att man inte hittar den önskade personen i databasen. I fråga om ortodoxa församlingar är åldersuppgifterna fram till början av 1900-talet mycket osäkra och ser ut att variera med några år från år till år, ibland ännu mera.

FamilySearch

Söksidan FamilySearch som upprätthålls av Jesu Kristi Kyrka av Sista Dagars Heliga öppnades 1999. I centrum för den finns den enorma internationella sökdatabasen IGI (International Genealogical Index), som innehåller personposter (födda, vigda, döda) från hela världen. Den största fördelen med webbplatsen är just att personerna kan sökas också i utländska källor. Tidigare var det möjligt att söka samtidigt i de båda källtyperna i IGI, dvs. indexerade historiska handlingar och uppgifter inlämnade av användare, men numera är det frågan om två separata sökfunktioner. FamilySearch är gratis, men man måste ha ett användarkonto.

Formulär på FamilySearch för sökning i historiska material

Användargränssnittet för FamilySearch finns också på finska och svenska, men tjänstens utländska ursprung märks exempelvis i att patronymikon ofta hanteras som släktnamn, vilket man bör beakta då man gör sökningar, för ibland har barnen antecknats felaktigt med sin faders patronymikon. Precis som andra sekundärkällor innehåller också FamilySearch läsfel och bristfälliga poster. Det lönar sig också att använda olika söksträngar, för normaliseringen av namnen är bristfällig. De skandinaviska specialtecknen å, ä och ö känner sökmotorn inte till, utan tolkar dem ofta som bokstäverna a och o.