Johtosääntö

Suomen Sukututkimusseuran johtosääntö koskee Seuran hallinto- ja toimielimiä ja eräitä toimihenkilöitä sekä niiden toimivaltaa, tehtäviä ja vastuusuhteita. Seuran johtosääntöön voidaan tehdä muutoksia Seuran hallituksen päätöksellä. Nykyinen johtosääntö on astunut voimaan vuonna 2019.

Lataa johtosääntö tästä

Suomen Sukututkimusseuran johtosääntö

1 §

Soveltamisala

Tämä johtosääntö koskee Suomen Sukututkimusseuran hallinto- ja toimielimiä ja eräitä toimihenkilöitä sekä niiden toimivaltaa, tehtäviä ja vastuusuhteita.

2 §

Hallitus

Hallitus vastaa Seuran hallinnosta sekä toiminnan järjestämisestä ja kehittämisestä. Lisäksi hallitus päättää strategisesta suunnittelusta.

Yhdistyksen kokous valitsee Seuran puheenjohtajan yhden kalenterivuoden toimikaudeksi kerrallaan sekä 10 muuta hallituksen jäsentä kahden kalenterivuoden toimikaudeksi kerrallaan. Viimeksi mainituista puolet on vuosittain erovuorossa. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan kalenterivuodeksi kerrallaan.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai tämän ollessa estynyt varapuheenjohtajan kutsusta. Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet hallituksen muista jäsenistä on läsnä.

Asioiden käsittely hallituksessa tapahtuu työvaliokunnan esittelystä. Hallituksen esittelijä ja sihteeri on toiminnanjohtaja, jolla on hallituksen kokouksissa läsnäolo‐ ja puheoikeus.

3 §

Työvaliokunta

Työvaliokunta vastaa yhdessä hallituksen kanssa Seuran toiminnan järjestämisestä.

Työvaliokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja toiminnanjohtaja sekä kaksi muuta hallituksen jäsentä, jotka hallitus valitsee keskuudestaan vuosittain järjestäytymiskokouksessa. Työvaliokunnan toimikausi on 12 kuukautta.

Työvaliokunta kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai tämän ollessa estynyt varapuheenjohtajan kutsusta. Työvaliokunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä on läsnä.

Asioiden käsittely työvaliokunnassa tapahtuu toiminnanjohtajan esittelystä tai tämän ollessa esteellinen puheenjohtajan esittelystä. Toiminnanjohtaja on työvaliokunnan esittelijä ja sihteeri.

Työvaliokunta valmistelee mm. seuraavat asiat hallituksen päätettäväksi:

1. Hallinto- ja ohjausasiakirjat ja niihin tehtävät muutokset, toiminta- ja taloussuunnitelma sekä vuosikertomus ja tilinpäätös.
2. Toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen solmiminen ja kaikkien työsopimusten irtisanominen tai purkaminen sekä kirjallisen varoituksen antaminen työntekijälle.
3. Toimitilat.
4. Jäsenedut.
5. Hallituksen asettamien neuvottelukuntien, toimikuntien ja työryhmien perustaminen lakkauttaminen sekä niiden puheenjohtajien nimeäminen.
6. Seuran edustajan nimeäminen Tilaushistoriakeskuksen ja Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen ja Suomen Hostellijärjestön edustajistoon sekä valtakirja edustaa Seuraa Tieteellisten seurain valtuuskunnan, Tilaushistoriakeskuksen ja Suomen tiedekustantajat ry:n vuosikokouksissa.
7. Yhdistyksen kokoukselle tehtävä esitys jäsenmaksun suuruudesta ja toimihenkilöille maksettavista palkkioista.
8. Yhdistyksen kokoukselle tehtävä esitys kunnia-, tutkija- ja kirjeenvaihtajajäsenten kutsumisesta sekä huomionosoitusten myöntäminen Seuran luottamushenkilöille, vapaaehtoistoimijoille ja henkilöstölle.
9. Suomalaisen sukututkimuksen ansiomitalin myöntäminen.

Työvaliokunta tekee itsenäisesti päätöksiä merkittävissä operatiiviseen toimintaan liittyvissä asioissa, jotka perustuvat Seuran toiminta- ja taloussuunnitelmaan tai hallituksen linjapäätöksiin tai joiden päättämiseen hallitus on työvaliokunnan erikseen valtuuttanut. Työvaliokunta on vastuussa päätöksistään hallitukselle.

Työvaliokunta päättää itsenäisesti mm. seuraavista asioista:

1. Toimintasuunnitelmaan perustuvan rahalliselta arvoltaan ison projektin käynnistäminen, suuren hankinnan tekeminen ja ostopalvelun tilaaminen.
2. Yhteistyö- ja kumppanuussopimuksien solmiminen.
   
3. Vakuutusturva.
4. Lainsäädäntöhankkeita yms. koskevat lausunnot.
5. Tietosuojaa koskevan vaikutusten arvioinnin vahvistaminen.
6. Vuoden sukukirja -kilpailun raadin nimeäminen.

4 §

Sähköpostikokokoukset

Hallitus, työvaliokunta, vaalitoimikunta, toimikunnat ja työryhmät voivat pitää kokouksia myös sähköpostitse. Sähköpostikokouksen kokouskutsu on esittelijän jäsenille lähettämä esityslista. Kaikkien jäsenten katsotaan osallistuvan sähköpostitse pidettävään kokoukseen, elleivät he erikseen ilmoita poissaolostaan. Hallituksen ja työvaliokunnan sähköpostikokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan, varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä on läsnä.

5 §

Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja

Puheenjohtaja johtaa hallituksen ja työvaliokunnan työskentelyä. Puheenjohtajan ollessa estynyt varapuheenjohtaja johtaa hallituksen ja työvaliokunnan työskentelyä. Seuraa edustavat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja tai muu hallituksen erikseen nimeämä henkilö.

6 §

Toiminnanjohtaja

Toiminnanjohtaja toteuttaa, johtaa ja valvoo Seuran operatiivista toimintaa hallituksen hyväksymän strategian ja toiminta- ja taloussuunnitelman sekä hallituksen ja työvaliokunnan tekemien päätösten mukaisesti. Lisäksi toiminnanjohtaja suunnittelee ja kehittää toimintaa, hoitaa yleishallintoa, valmistelee käsiteltävät asiat hallitukselle ja työvaliokunnalle ja toimii niiden esittelijänä ja sihteerinä. Toiminnanjohtaja on Seuran henkilöstön esimies.

Toiminnanjohtaja tekee itsenäisesti päätöksiä tavanomaisissa operatiiviseen toimintaan liittyvissä asioissa, jotka perustuvat Seuran strategiaan, toimintasuunnitelmaan tai hallituksen linjapäätöksiin tai joiden päättämiseen hallitus tai työvaliokunta on toiminnanjohtajan erikseen valtuuttanut, mm. hankinnoista, ostopalveluista tai määräaikaisesta työsuhteesta. Toiminnanjohtaja on vastuussa päätöksistään hallitukselle.

7 §

Nimenkirjoitusoikeus

Seuran nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä toiminnanjohtajan tai hallituksen erikseen määräämän hallituksen jäsenen kanssa.

8 §

Vaalitoimikunta

Hallitus nimittää kolmen kalenterivuoden toimikaudeksi kerrallaan vaalitoimikunnan tekemään syyskokoukselle esityksen hallituksen erovuoroisten jäsenten tilalle valittavista henkilöistä. Vaalitoimikunta koostuu puheenjohtajasta ja kolmesta muusta jäsenestä, jotka ovat hallitukseen kuulumattomia Seuran aktiivisia jäseniä eri puolilta maata. Toiminnanjohtaja on vaalitoimikunnan sihteeri läsnäolo- ja puheoikeudella.

9 §

Neuvottelukunnat

Suomen Sukututkimusseuran suuren neuvottelukunnan tehtävänä on huolehtia Seuran ja paikallisten sukututkimusyhdistysten välisestä yhteistoiminnasta yhdessä toiminnanjohtajan kanssa.

Suomen Sukututkimusseuran sukututkimuksen opettajien neuvottelukunnan tehtävänä on huolehtia sukututkimuksen opettajien edunvalvonnasta ja jatkokoulutuksesta yhdessä toiminnanjohtajan kanssa.

Hallitus nimittää neuvottelukunnalle puheenjohtajan kahden vuoden toimikaudeksi kerrallaan. Puheenjohtaja valmistelee neuvottelukunnan kokouksen ja kutsuu sen koolle vähintään joka toinen vuosi. Neuvottelukunta on vastuussa toiminnastaan hallitukselle.

10 §

Toimikunnat

Hallitus voi perustaa toimikunniksi kutsuttavia asiantuntijaelimiä, jotka neuvoillaan avustavat hallitusta, työvaliokuntaa ja toiminnanjohtajaa toiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa. Hallitus nimeää toimikunnan puheenjohtajan ja muut jäsenet enintään kolmen vuoden toimikaudeksi kerrallaan. Toimikunnan työskentely tapahtuu sen puheenjohtajan johdolla. Toimikunnat ovat vastuussa toiminnastaan hallitukselle. Toiminnanjohtajalla on läsnäolo- ja puheoikeus toimikuntien kokouksissa. Seuran pysyviä toimikuntia ovat Aikakauskirja Genoksen toimitusneuvosto ja juridinen toimikunta.

11 §

Työryhmät

Hallitus voi perustaa työryhmiksi kutsuttavia asiantuntijaelimiä, jotka suunnittelevat ja toteuttavat toimintaa. Hallitus nimeää perustamiensa työryhmien puheenjohtajan enintään kolmen vuoden toimikaudeksi kerrallaan. Työryhmän puheenjohtaja valitsee työryhmän muut jäsenet. Toimikunnan työskentely tapahtuu sen puheenjohtajan johdolla. Ellei hallitus muuta päätä, työryhmät ovat vastuussa toiminnastaan toiminnanjohtajalle. Seuran pysyviä hallituksen asettamia työryhmiä ovat Aikakauskirja Genoksen toimituskunta, Teemalauantai-työryhmä, Pääkaupunkiseudun työryhmä ja Geneettisen sukututkimuksen työryhmä.

12 §

Aikakauskirja Genoksen toimituskunta ja toimitusneuvosto

Hallitus nimittää Aikakauskirja Genoksen päätoimittajan, joka on vastaava toimittaja. Päätoimittaja johtaa Genoksen toimitustyötä ja on toiminnastaan vastuussa hallitukselle. Toimituskuntaan kuuluu myös toimitussihteeri ja kaksi freelance-toimittajaa.

Hallitus nimittää Genokselle toimitusneuvoston toistaiseksi voimassaolevaksi toimikaudeksi. Toimitusneuvosto avustaa päätoimittajaa Genoksen tieteellisen tason ylläpitämisessä. Toimitusneuvosto on toiminnastaan vastuussa hallitukselle. Päätoimittaja on toimitusneuvoston kokousten esittelijä ja sihteeri.

13 § 

Johtosäännön muuttaminen

Hallitus voi päätöksellään muuttaa tätä johtosääntöä.

14 § 

Voimaantulo

Tämä johtosääntö astuu voimaan 28.9.2019.